En los Servicios de Laboratorio o Analítica de todos los hospitales de tamaño grande y mediano de nuestro país, hay una preocupación creciente por la diversidad de tubos que llegan, pero también por la multiplicidad de códigos que es necesario reservar, para reflejar la multiplicidad de servicios remitentes o bien los tipos de tests, y por último todo el espectro de tipos de materiales.
Hay hospitales que llegan a dar de alta centenares de prefijos pre-establecidos para generar códigos y por tanto etiquetas impresas, que den acogida a todas las combinaciones de códigos posibles y finalmente, en destino que puedan explicar al LIS qué es ese tubo y de qué servicio viene.
Está claro que el Laboratorio necesita información fidedigna y unívoca de cada tubo, pero este proceso de multi-codificación puede provocar un caos porque aun así nunca llega a ser suficiente, e incluso en estos escenarios de multi-codificación vemos a facultativos apuntando a mano en los especímenes datos de importancia
Está claro que el Laboratorio necesita información fidedigna y unívoca de cada tubo, pero este proceso de multi-codificación puede provocar el caos
El Laboratorio sin embargo necesita simplificación de los procesos. Es habitual disponer de grandes cadenas e instrumentos de pre-analítica de última generación, conviviendo con sistemas de codificación que crecen y se amplía continuamente para dar satisfacción a todos los implicados.
Por otra parte las directrices sobre Gestión de Sangre del Paciente obligan a reducir el volumen de sangre que se extrae de los pacientes, y por ende el número de tubos.
En esta coyuntura es donde se ve crecer el número de hospitales que prefieren introducirse en proyectos de codificación dinámica de los prefijos de los tubos, que se generan al azar.
No hablamos de la codificación completamente dinámica, como la que ofrecen algunos fabricantes de tubos de vacío, sino sólo de los prefijos.
Ventajas de la codificación dinámica de tubos
La codificación dinámica para los prefijos permite:
- Libera un gran número de prefijos
- Impide la posibilidad de cualquier tipo de error al etiquetar los tubos. Las etiquetas producidas para un paciente se le pueden colocar a cualquier tubo
- Hace que “cada tubo sea realmente único” para paciente-ensayo-servicio. No pueden existir de ninguna manera dos códigos iguales
- Mejora la trazabilidad del sistema
- Simplifica pero además reduce el número de tubos
- Permite habilitar métodos más racionales de codificación para los tests funcionales
Una de las principales ventajas de la codificación dinámica es que cada tubo es realmente único
¿Cómo funciona el sistema de codificación dinámica?
Entremos un poco en detalle. Cuando se usa el prefijo dinámico junto con un sistema de pre-analítica como el sorter SortPro, los dos ó 4 primeros dígitos que habitualmente se dedican al material y tipo de tubo ya no son tan críticos, porque no van vinculados a un tipo de material y tubo. La vinculación entre el tipo de tubo y el LIS se genera al darle entrada al tubo en el laboratorio, porque el instrumento detecta el color del tubo, la longitud, marca y dimensiones, y reconoce sus características, identificando por ejemplo que es un tubo EDTA pequeño de tapón rojo.
Los dos primeros dígitos se convierten ahora en una simple indicación de orden. Qué tubo EDTA llego primero. Por ese motivo ahora el orden de elección del tubo al colocar la etiqueta ya no importa. En la zona de extracción, cuando llega un paciente la petición que hay integrada en el GIS produce o manda preparar por ejemplo 1 tubo de suero, 1 tubo de EDTA y 1 tubo de citrato, pero la colocación de la etiqueta es indiferente.
La codificación con prefijos dinámicos unida a sorters u otros equipos de Entrada Unificada en la pre-analítica, permiten trabajar de manera más acorde a la tendencia de Good Blood Patient Management, porque hace más fácil enrutar un único tubo del paciente por sucesivos pasos o analizadores del laboratorio, optimizando la muestra original que se le extrajo al paciente. Por ejemplo preparando sufijos para que los equipos de pre-analítica generen alícuotas con numeración-01,-02, -03 y etcétera.
Por último la codificación dinámica abre una nueva puerta más racional para el manejo de las Pruebas Funcionales, por ejemplo una Curva de Glucosa. El método más convencional para ello consiste en dedicar por ejemplo el intervalo de códigos del 00 al 89 para el material, o distintos ensayos para el mismo paciente, y apartar del 90 al 99 para los tiempos de la curva de Glucosa sucesivos. El equipo permite contar tubo 1, tubo 2, indicando que es el del primer intervalo, el segundo, el tercer intervalo y sucesivos. EL LIS ya tendrá en su interior documentado para cada prueba qué número indica qué intervalo de tiempo.
Como cualquier nuevo concepto en Pre-analítica su comprensión exige hacer “Tabula rasa” de lo previo, y comenzar a pensar en modo “código dinámico”, pero es un sistema mucho más elegante e inteligente que los prefijos fijos que nos dotarán de más flexibilidad, harán ganar tiempo(TAT), reducen complejidad, y mejoran la susodicha Gestión Óptima de la Sangre del Paciente.
En definitiva obliga a pensar de abajo a arriba; Test, Tipo de Tubo, Equipo que lo va a emplear en primer lugar, frente al método convencional: Servicio que pide la muestra, tubo, test.
¿Qué consideraciones hay que tener antes de aplicar la codificación dinámica?
Hay que tener en cuenta 4 consideraciones importantes antes de implicarse en un proyecto de codificación con prefijos dinámicos.
- Comprobar si los instrumentos en línea o individualizados (Cadenas o StandAlone) son compatibles con los prefijos dinámicos.
- Pactar con el proveedor de LIS el proyecto de desarrollo para adaptarlo.
- Tiempo para hacer re-ingeniería de procesos. Porque el nuevo sistema será mucho más eficiente, pero para lograrlo nos da la oportunidad de repensar los flujo de trabajo del laboratorio.
- Con el fin de optimizar su uso, y como parte de la re-ingeniería de procesos puede suponer:
- Repensarse si algunas muestras que ahora no entran por una única vía centralizada (sorter u otro equipo de Pre-analítica) podrían hacerlo, por ejemplo hisopos en formato tubo en vez de hisopos sueltos.
- Orientar al máximo todo tipo de muestras hacia la única vía centralizada; por ejemplo tubos de orina y tubos de Sangre Oculta en Heces (FOB).
En definitiva, Akralab puede recomendar la Codificación de Prefijos Dinámicos en muchos casos, aunque creemos que cada cliente es una circunstancia particular.
Si le puede interesar que evaluemos conjuntamente su sistema de Pre-analítica AKRALAB ofrece este servicio como un producto más.
Por último queremos aclarar que existe cierta desconfianza tanto en algunos Laboratorios como en algunos departamentos de Informática de Hospitales, porque han oído hablar de los códigos completamente dinámicos. Este es el caso de algunos fabricantes que suministran tubos pre-etiquetados al azar, y es en el momento de la extracción cuando se vincula toda la etiqueta de código de barras con la petición del paciente. En este caso hay varios Hospitales españoles que han implantado esta tecnología, y sabemos que genera muchos problemas (si no se vincula en el momento y por fallo humano, porque es una acción puramente manual), además de necesitar una inversión adicional para dotar de lectores de códigos de barra ligados al GIS en cada box de extracción.
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Fotos: Fotolia y Akralab
